流动的才是有效的，知识管理第一要务是让知识流动而不是存储，所以什么工具方便它流动，能够利于新知识的生发利于创新，这个工具就更为高效。兼顾存储 迁移即可，存储可以看定期备份，迁移看底层的格式是否通用。国内飞书不错，国外推荐basecamp

知识库的部分，我们之前从钉钉文档迁移到语雀再迁移到飞书，再到Notion。迁移过程，不同平台都支持Markdown，所以文档迁移稍微比较快，就是用脚本在重新下载下图片就好了。需求卡片和表格，能够导出表格，勉强也能解决。

流程自动化，的确非常麻烦，比如表单提交，触发什么流程，如果更换平台全部要重新弄一遍。吃了一次亏以后，后面就坚决不用平台自己的，现在选择用类似百书或者简道第三方的平台，这样平台迁移也不会影响。

现阶段确实很难解决，我现在反过来思考了——除了核心数据之外，其他数据全部丢失，会不会给业务带来毁灭性打击？评估结果是不会，所以放弃在现阶段追求全部数据的留存了。另外一个策略就是尽可能用最原始的方式记录数据，避免使用过于复杂的功能。对我们这种小规模团队来说还能接受，有些数据未来真丢了就丢了吧，例如说不那么重要的产品迭代注释。

1. 先梳理工作流，包括当前工作流与未来工作流，要向后兼容，预先考虑一下，不然可能需要换工具。

2. 根据工作流澄清需求，或者说需要的功能点，然后排个优先级。

3. 根据需求选合适的工具。可以列一批，先简单筛一下，剩下两三款再深入比较。

4. 作为协作工具，最基本要有这么几个功能：协作（共同编辑/分享外链/导出PDF等）、多端实时同步、页面历史、多维表、权限设置、导出为通用格式。

5. 就我了解的工具来看，去掉没有协作的（如Obsidian），去掉没有多维表的（如幕布），去掉联网慢或者数据有风险的（如Notion），去掉文档和多维表体验差的（如石墨文档）。剩下三个选择：飞书、Wolai、FlowUs。其中飞书太重，编辑体验也不够好，如果只用文档和多维表，其他功能用不到，就去掉飞书。

6. 对于小团队协作来说，Wolai和FlowUs二选一。两者各有特色。从综合体验来说，Wolai在界面与功能细节上更多，体验更好。比如中英文混排空格、小标题加编号、脚注、引用计数、多维表标题列设背景色等。

但Wolai有两方面不够好，一个是导出多维表只能选Markdown或CSV，而不像FlowUs那样Markdown&CSV，后者会把多维表导出为CSV，可以迁移到任何支持多维表的工具，同时标题列的每个条目都导出为独立的Markdown文件，另一个是Wolai的付费版，外部协作人数也有限，只有20人，而FlowUs的付费版支持的外部协作人数有1000人，假设你要给100人做咨询，每个人都有一份协作文档，那么Wolai就不适用了，我都搞不懂Wolai为什么要这么设计。

7. 就笔记的形式，用好文档的基础上，把多维表用好就可以了，多维表有多种视图，数据可以联动，而且导出为CSV格式是通用的。在文档中，少用页面引用、块引用、同步块，因为各家的笔记迁移，块引用是最难的，或者说几乎不通用。用好Markdown支持的语法就够了（比如加粗、高亮、删除、无序列表、任务列表、简单表格等）。比如我在文档中画图用Mermaid，因为基本各家基本都支持Mermaid，一份简单代码在各处都呈现为一样的图片。

8. 无论是个人做笔记，还是团队写文档 ，关键在于确立一套规范，do lists ＆ not to do lists。这套规范具体写什么，看每个人或者每个团队的具体情况，先列再删，最后留下最必要的一些，太多了反而不容易做到。比如我的笔记规范中包括、“标题要短”、“标题加前缀与冒号”、“文件夹不超过两级”、“每篇文档自动添加创建时间与修改时间，时间格式为YYYYMMDDHHmm”（Obsidian用frontmatter stamps插件实现）、“每篇笔记尽量不超过2000字，超过则拆分，然后用维基链接与MOC串联”，等等。

9. 目前我的PKM工作流主要用的四款：

电脑浏览器、手机浏览器、微信内，剪藏用五彩划线；

用Dynalist在手机上记碎片，多端同步，大纲笔记，且支持Markdown，所以便于梳理与导出；

用Obsidian作为笔记库，界面是自己用CSS配置的极简白风格，插件是试过很多插件后留下来的组合，Obsidian中多维表用Dataloom插件，比较简单，不过够用了；

与人协作与对外分享用FlowUs。

@ChatV 

团队知识管理遇到的问题：为了降低数据迁移的风险，避免使用各类新功能，导致效率降低。

目前团队主要以远程办公为主，采用云文档进行协作与知识管理。

使用过程中，为了降低数据的迁移成本，最大化兼容性，只使用了一些基础样式储存数据。

例如说产品需求池，只用基础表格样式，把内容平铺在页面中。

但这样的坏处就是很多新功能用不了，例如画板、需求卡片、多维表格、一些自动化程序等等，一些明显能提升效率的点用不了。

我们内部沟通，优先使用文档形式，保证重要问题都能通过查阅文档解决，对文档及各类的数据的完整性要求很高。

例如说之前产品策略做过哪些调整，是否有效，具体数据，后续动态等等，都会详细记录。

数据迁移、备份都挺麻烦。

不知道大家是否遇到过类似的问题，有没有什么解决方案？

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