后天年会,积极站岗的同时也刚好有个事由会议当天不在本地,避免留下既要又要的印象。这次筹备开始于一个月前,至少改进了去年会前最后一天夜里确定议程的节奏,同事哭着喊着催,终于实现了提前两天定议程的历史性突破。在一个多头不团结但可以合作的行政班子里,感觉自己也是被磨练成了平静的精神病人。
今年有些新经验可以提前总结。比如办会这种工作百分之八十的基操是沟通,沟通的准确性非常重要,“我和XX已经对接请老师放心”这种回复基本上是废话,既不能传达事情本身的细节,也无法预判可能出错的地方,最大的意义在于显得很懂礼貌。
其实也不只是学校里的学术会议,只要是线下活动,物料的印刷和布置,交印这个流程是不可逆的,一定要谨慎对待。对于多部门合作,各部门的负责人呢都是平级的打工人,交叉提意见当然好,但最好知道底线是不干涉其他部门的工作进度。还有学术圈里一个不成文的规则是接待外地嘉宾,感情越深饭桌越小,所以大胆请来的同学科嘉宾必要时自己出面大胆请客,就别硬凑会务桌餐了。今年学生们组织机动的程度很高,省了不少心,只是有些接待的细节还是学生心态,姿态太低,其实没必要。不可能让所有人满意,最终呈现的质量并不是一时一事的细节拿捏,而是整体的完成度最重要。
只是有点感叹,这都十几年过去了,走出书房办事还是和大学那会儿带大一小孩满校园办晚会没差多少。